Firma simple y eIDAS

Al firmar en Neodomus aceptas una versión concreta de un documento mediante firma electrónica simple. Puedes hacerlo desde el navegador, sin instalar una aplicación ni disponer de un certificado digital personal. La aceptación queda vinculada al PDF que has revisado y se conserva un informe con las evidencias del proceso.

Qué significa eIDAS

eIDAS es el reglamento europeo que establece el marco de la identificación electrónica y los servicios de confianza, incluidas las firmas electrónicas. La Comisión Europea distingue tres niveles de firma: simple, avanzada y cualificada. Cada nivel añade requisitos y garantías.

La firma simple recoge la voluntad de una persona de aceptar un contenido. La avanzada exige además requisitos específicos de identificación, control y vinculación con el documento. La cualificada añade un certificado y un dispositivo cualificados.

Según el artículo 25, una firma electrónica no puede rechazarse como prueba únicamente por ser electrónica o por no ser cualificada. La equivalencia expresa con la firma manuscrita en toda la Unión Europea corresponde a la firma cualificada. Puedes consultar esta explicación en las preguntas frecuentes oficiales sobre los efectos de las firmas electrónicas.

Qué firma utiliza Neodomus

Neodomus utiliza firma electrónica simple. La persona indica su nombre, escribe o dibuja su firma, marca la casilla de consentimiento y confirma la aceptación del documento.

El nombre es una identidad declarada: este proceso no comprueba un documento de identidad ni incorpora un código de un solo uso. Tener acceso al enlace tampoco demuestra por sí solo quién está detrás de la pantalla. La agencia debe comprobar los destinatarios y valorar si este tipo de firma es adecuado para la operación y sus requisitos.

Del borrador a la firma

El proceso separa la preparación de los datos y la aceptación definitiva para que todas las personas puedan revisar lo que van a firmar.

1. La agencia prepara el documento. Revisa el texto, añade los participantes y asigna a cada persona sus campos y bloques de firma. Esto evita pedir a alguien datos o firmas que corresponden a otra persona.
2. Se solicita la información que falta. Cada participante recibe un enlace para completar los campos asignados. Aportar estos datos todavía no equivale a firmar el documento. Si una persona no tiene campos que rellenar, su respuesta no es necesaria para completar esta fase.
3. La agencia revisa las respuestas. Comprueba nombres, importes, fechas y el resto del contenido antes de iniciar la firma. Así se resuelven los errores antes de pedir la aceptación.
4. Se fija la versión que se va a firmar. Al solicitar las firmas, Neodomus genera el PDF con los datos revisados y calcula su huella digital. Las aceptaciones quedan asociadas a esa versión. Para cambiar el contenido hay que cancelar la solicitud y preparar una nueva ronda.
5. Cada persona revisa y acepta. Abre su enlace, consulta el PDF, declara su nombre, escribe o dibuja su firma y confirma el consentimiento. El sistema comprueba que la aceptación corresponde a la huella de la versión solicitada.
6. Se conservan el resultado y las evidencias. La agencia puede consultar el estado de cada participante y descargar el PDF con las firmas registradas y el informe de evidencias. El estado del documento indica si han firmado todos los participantes.

Qué es la huella del documento

Imagina un parte de visita de un piso en Benalmádena. Al calcular su huella digital, el sistema obtiene una secuencia de letras y números a partir del archivo completo. En este proceso se utiliza un método llamado SHA-256; a esa huella también se la llama hash.

La huella permite comparar archivos: el mismo archivo produce la misma huella. Si se cambia el importe, una fecha o cualquier otro dato del archivo, la huella resultante será distinta con una probabilidad abrumadora. Incluso dos PDF que se ven iguales pueden tener huellas distintas si sus datos internos son diferentes.

No necesitas leer esa secuencia ni calcularla para firmar. Neodomus la utiliza para relacionar tu aceptación con el PDF concreto que se presentó a firma y comprobar que las evidencias se refieren a ese mismo archivo. La huella por sí sola no identifica al firmante ni convierte la firma en avanzada o cualificada.

Por qué se guarda una versión fija

Si el documento pudiera seguir cambiando mientras llegan las firmas, una persona podría aceptar un texto y otra uno distinto. Fijar el PDF antes de firmar permite referir todas las aceptaciones a la misma versión.

El dibujo o el nombre que aparece sobre la página hace visible la firma, pero el registro también incluye el consentimiento y la huella del PDF aceptado. Por eso el proceso pide una confirmación expresa además del nombre o el trazo.

El PDF original presentado a firma y el PDF final con firmas e informe son archivos diferentes: añadir esos elementos cambia el archivo. La huella recogida en el informe corresponde al original presentado a firma; calcular la huella del PDF final no tiene por qué dar el mismo resultado. La referencia para esa comprobación es el PDF original de la versión que conserva Neodomus, junto con sus evidencias.

Qué recoge el informe de evidencias

El informe reúne información para reconstruir la aceptación de cada participante:

• El documento, la versión y la huella del PDF presentado a firma.
• El nombre declarado y la firma escrita o dibujada.
• El texto de consentimiento aceptado.
• La fecha y hora registradas por el sistema, en UTC.
• La dirección IP y la información del navegador registradas en ese momento.

Estos datos aportan contexto sobre cómo se produjo la aceptación. La fecha del sistema no constituye un sello de tiempo cualificado, y la IP o el navegador no acreditan por sí solos la identidad de una persona. El informe describe las evidencias disponibles sin presentar el proceso como una firma avanzada o cualificada.

Antes de enviar o firmar

Comprueba el destinatario, lee el documento completo y revisa los datos antes de aceptar. Comparte cada enlace solo con la persona prevista: permite acceder a su parte del proceso. Si detectas un error en el PDF, pide a la agencia que lo corrija y prepare otra solicitud antes de firmar.

Para seguir el procedimiento dentro de la aplicación, consulta cómo crear documentos y solicitar firmas.